LARP-Netz   | LarpKalender | Larpinfo | Larp-Welt | LarpFAQ | Larp-Bilder | Larp-Chat | LarpEvents | Larp-Planung | LarpWiki | LARPzeit

Kalkulation

Als Beispiel soll ein CON mit 100 Teilnehmern (3 SL, 2 Leute in der Taverne, 45 NSC, 50 SC) dienen. Der Betrag ist 75 Euro für SC und 50 Euro für NSC. Es geht von Freitag bis Sonntag.

Einnahmen

Die Einnahmenseite ist nicht zu kompliziert. Es gibt eigentlich nur zwei Arten von Einnahmen bei CONs: Teilnehmerbeiträge und Geld aus Getränkeausschank, falls ihr letzteres macht. Spenden und sowas lassen wir mal raus, die sind zu selten.

Bei den Teilnehmerbeiträgen wenden viele Orgas Staffelungen an: der normale Beitrag gilt nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, danach müssen die Teilnehmer mehr bezahlen. Beispiel: 75 Euro bei Zahlung bis 2 Monate vorher, danach 85 Euro, und auf dem CON 95 Euro. Dahinter steckt die Hoffnung, daß die Teilnehmer eher bezahlen, und damit das finanzielle Risiko kleiner und kalkulierbarer wird.

Spielleiter und spezielle NSCs (Tavernenteam, Sanitöter) bezahlen häufig nichts (oder zumindest geringere Beiträge als normal). Das hat Gründe. Bei Spielleitern steckt dahinter, das sie vor dem CON meistens viel Geld ausgeben, um dieses überhaupt zu veranstalten (z.b. Sprit für vorherige Burgbesichtigung), sie das finanzielle Risiko tragen, und auch auf dem CON als SL "arbeiten" müssen. Und letzteres gilt auch für das Tavernenteam: wer so für die Spieler rackert, sollte nicht noch den CON bezahlen.

Getränkeausschank ist eine feine Sache für Spieler, aber man benötigt halt auch Ausschenkende. Außerdem kann man hier nicht mit sicherem Geld rechnen: manchmal wird mehr, manchmal weniger getrunken. Außerdem sollte man einrechnen, daß Pfandflaschen kaputt/verloren gehen, hin und wieder 0,45l statt 0,4l ausgeschenkt werden, etc.

Wieviel trinken die Spieler? Das ist immer sehr unterschiedlich, selbst auf 2 Tagen eines CONs. Die Erfahrungswerte bei den Preisen kommen von eigenen CONs und sind wohl eher am unteren Rand anzusiedeln. Vor allen Dingen Met ist in den letzten Jahren teurer geworden. Ausserdem kommt es natürlich auch immer auf die Qualität an.
 

Met 1/4 - 1/3 Liter pro Manntag ab 0,5 Euro pro Deziliter, also 5 Euro pro Liter
Bier 1/3 - 2/3 Liter pro Manntag 1,25 Euro - 1,50 Euro pro 1/2 Liter
Säfte 1/4 - 1/3 Liter pro Manntag nichts, sonst 0,75 - 1,00 Euro pro Flasche (kommt auf Marke an)
Wasser 1/4-1/2 Liter pro Manntag nichts, sonst 0,50 Euro pro Flasche

Bei besonderen Situationen können allerdings die Verbrauchsmengen steigen. Bei einem furchtbar heissen Sommer-LARP stieg der Wasserverbrauch plötzlich auf 1 Liter pro Manntag, dafür ging der Alkoholverbrauch stark zurück. (Tatsächlich spricht das auch für die Vernunft der Spieler.)

Viele Orgas geben alkoholfreie Getränke kostenlos raus, und natürlich sind auch andere Getränke möglich. Abraten kann ich davon, Cola umsonst rauszugeben: Cola ist sauteuer, und  man wird immer durstiger davon ... Interessante Ideen, die nicht so häufig gemacht werden, aber vielleicht mal eine Überlegung wert sind: Dunkelbier, Malzbier, Alkoholfreies Bier.

Alkohol sollte nicht umsonst auf CONs abgegeben werden, und zwar aus drei Gründen:

  1. Alkohol ist teuer, und das Geld muß dann auf den CON-Preis draufgeschlagen werden. Und Spieler gehen eher zu einem 70 Euro-CON, bei dem sie später 15 Euro Tavernenrechnung zahlen müssen, als zu einem 80 Euro-CON.
  2. Wenn der Alkohol frei ist, dann werden verschiedene Spieler das auch ausnutzen. Resultat: einige Angetrunkene mehr. Und Angetrunkene sollten nicht in die Endschlacht.
  3. Für Anti-Alkoholiker ist es nicht so schön, Besäufnisse mitzufinanzieren.
Wenn ihr Getränke verkauft, dann müssen die Leute sie auch bezahlen (logisch). Da gibt es mehrere Modelle:
  1. Die Spieler zahlen vorher Geld ein, das vermerkt wird (in einem Buch, das die Tavernenleute halten, oder auf einer Karte, die die Spieler mit sich führen müssen). Wenn ein Spieler was zu trinken holt, wird es halt gestrichen.
  2. Das Getrunkene wird in einem Tavernen-Buch vermerkt, am Ende müssen die Spieler dann bezahlen.
  3. Die Spieler zahlen direkt. Da sie dafür aber mit Realgeld hantieren müssen, wird das Spiel natürlich am meisten gestört.
  4. Selbstbedienung: die Spieler bedienen sich selbst, und tragen alles Getrunkene in eine Liste ein. Die Getränkerechnung müssen die Spieler natürlich beim Auschecken bezahlen. Rechnet dann aber mit Mindereinnahmen ...
Wir machen meistens EinladungsCONs und nehmen dann Alternative 2. Allerdings würde ich bei normalen CONs Alternative 1 präferieren. Mehr dazu gibt es unter Möglichkeiten der Tavernenbezahlung

Dabei kann man die Manntage einfach berechnen, indem man die Teilnehmerzahl mit der Zahl der Tage multipliziert. Für das Beispiel also 100 Teilnehmer mal 2 Tage = 200 Manntage. Warum 2 Tage statt 3? Am letzten Tag (hier dem Sonntag), wird fast nichts mehr verbraucht, denn die Leute fahren ja mittags wieder nach Hause, und das tut man besoffen nicht. (Vielleicht solltet ihr deswegen das Bier am Sonntag gleich wegstellen, damit keiner in Versuchung kommt.)

Bei der Berechnung der notwendigen Getränkemenge muß immer beachtet werden, welche Jahreszeit ist und/ oder wieviel körperliche Action da ist. Im Hochsommer auf einem Con mit vielen Kämpfen und Gerenne  wird viel getrunken, aber da besonders Nicht-Alkoholisches.

Also erwarten wir für das Beispiel einen Verbrauch von bis zu 33 Litern Met, 33-66 Liter Bier, bis zu 33 Liter Säfte und 25 Flaschen Wasser (also 2 Kästen).

Achtung: das Thema Getränkeverkauf auf CONs ist finanziell heikel. Spieler trinken nie so, wie man vorher denkt. Deswegen: verzichtet eher darauf, die Einnahmen durch Getränke mit einzukalkulieren, als das ihr nachher zu wenig verkauft. Eine gute Faustregel für Orgas, die auf der sicheren Seite bleiben wollen: nehmt einfach an, daß Ein- und Ausgaben sich gegenseitig aufheben, das klappt im Normalfall (wenn ihr für sämtliche alkoholische Getränke tatsächlich was nehmt). Wenn ihr Erfahrungen habt, könnt ihr dann langsam etwas einkalkulieren, oder den Verkauf weiter als Sicherheitspolster nehmen.

Die erwarteten Einnahmen für das Beispiel-CON:
 

Anzahl Betrag Summe
Spieler 50 75 3750
NSC 45 50 2250
Orga und Taverne 5 0 0

Es sind also 6000 Euro durch Teilnehmerbeiträge.

Für die Getränke wird einfach mal mit Einnahmen von 295 Euro gerechnet. Dieser Betrag wird unten bei den Ausgaben errechnet.

Damit sind also 6295 Euro in der Kasse.

Ein kleine Anmerkung zu den Teilnahmebeträgen: orientiert euch mit der Höhe an andere Veranstalter. Gerade beim ersten CON sollte der Preis nicht zu hoch sein. Und danach freuen sich alle auch, wenn sie nicht zuviel zahlen müssen. Söderland-CONs z.B. kosteten nie mehr als 45 DM pro Tag (wobei hier jetzt wirklich die Tage zählen, also Freitag bis Sonntag = 3 Tage). Insgesamt sind 80 Euro für ein 3-Tages-CON (auf einer Burg-Jugendherberge, mit Vollverpflegung)  ein schönes oberes Limit, das man nur dann überschreiten sollte, wenn man einiges zu bieten hat. Das ist natürlich nur meine Meinung.

Leider melden sich bei vielen Cons Leute an und erklären groß , sie würden auf dem Con bezahlen ( daher auch das zweitschlimmste Schimpfwort nach "Pappnase": "Conzahler" ) - und dann bleiben sie dem Con fern. Und zwar mit ihrem Geld. Und dann sitzt man da auf seinem vorgeplanten Con, man hat theoretisch alle Plätze vergeben, und doch bleiben Betten leer. Eine Orga ist so einmal fast pleite gegangen.
Das kann man dadurch umgehen, das man entweder mit Überbuchung plant - Nachteil: wenn man mit zuviel Absagen bzw. Fehlenden rechnet, dann hat man zu wenig Betten, also sollte man lassen -, oder, daß ihr nur bereits überwiesene und bestätigte Spieler zulaßt, was den Nachteil hat, das bei großen Cons die Cons in der Regel später oder gar nicht voll werden. Die dritte Möglichkeit ist, vorsichtshalber gleich von den Conzahlern 25- 50% als nicht kommende rechnet und eine größeren Puffer aus dieser Erkenntnis aufbaut.

Persönliche Erfahrungen sind übrigens, daß im Durchschnitt 10% der Leute nicht kommen - wegen z.B. Krankheit -, und dass die Anzahl der CON-Zahler unter den Nichtkommenden gewaltig ist. Bei meinen letzten CONs: 50% Absagen bei CON-Zahlern, 5% bei Vorherzahlern ...

Ausgaben

Und nun sieht man, daß das viele Geld nicht viel ist. Was für Ausgaben gibt es denn, und wieviel kostet es im Beispiel?
Posten Ausgaben
Übernachtung und Essen 4000
Getränke 195
Versicherung 150
Porto und Kopien 265
Requisiten, Technik, Kostüme, Fundus 1435
Sicherheit 250

Ergibt erstaunlicherweise wieder 6295 Euro. Und damit ist die Kalku ausgeglichen.

Für die Kalkulation ist es sinnvoll, mehrere Szenarien durchzuspielen und nochmal genau nachzudenken, ob tatsächlich soviele Spieler kommen werden. Das bedeutet: rechnet einfach mal durch, wieviel euch fehlt, wenn einfach 10 Spieler weniger da sind, und was ihr dann einsparen müßt. Und vor allen Dingen: wo wollt ihr es einsparen? Außerdem sollte die Kalkulation immer mal wieder angeguckt werden, wenn die Einnahmen und die Ausgaben so langsam reinkommen bzw. rausgehen.

Eine weitere Beispielskalkulation könnt ihr im LARPWiki finden.

Autor(en) dieser Seite:
Carsten Thurau

letzte Änderung:
21.06.05
Anmerkungen zur Seite
selbst eine Anmerkung machen

Navigationsframe
einschalten/ ausschalten

Suche

What's new powered by crawl-it