LARP-Planung:Kalkulation

Als Beispiel soll ein CON mit 100 Teilnehmern (3 SL, 2 Leute in der Taverne, 45 NSC, 50 SC) dienen. Der Betrag ist 75 Euro für SC und 50 Euro für NSC. Es geht von Freitag bis Sonntag.

Einnahmen

Die Einnahmenseite ist nicht zu kompliziert. Es gibt eigentlich nur zwei Arten von Einnahmen bei CONs: Teilnehmerbeiträge und Geld aus Getränkeausschank, falls ihr letzteres macht. Spenden und sowas lassen wir mal raus, die sind zu selten.

Bei den Teilnehmerbeiträgen wenden viele Orgas Staffelungen an: der normale Beitrag gilt nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, danach müssen die Teilnehmer mehr bezahlen. Beispiel: 75 Euro bei Zahlung bis 2 Monate vorher, danach 85 Euro, und auf dem CON 95 Euro. Dahinter steckt die Hoffnung, daß die Teilnehmer eher bezahlen, und damit das finanzielle Risiko kleiner und kalkulierbarer wird.

Spielleiter und spezielle NSCs (Tavernenteam, Sanitöter) bezahlen häufig nichts (oder zumindest geringere Beiträge als normal). Das hat Gründe. Bei Spielleitern steckt dahinter, das sie vor dem CON meistens viel Geld ausgeben, um dieses überhaupt zu veranstalten (z.b. Sprit für vorherige Burgbesichtigung), sie das finanzielle Risiko tragen, und auch auf dem CON als SL "arbeiten" müssen. Und letzteres gilt auch für das Tavernenteam: wer so für die Spieler rackert, sollte nicht noch den CON bezahlen.

Getränkeausschank ist eine feine Sache für Spieler, aber man benötigt halt auch Ausschenkende. Außerdem kann man hier nicht mit sicherem Geld rechnen: manchmal wird mehr, manchmal weniger getrunken. Außerdem sollte man einrechnen, daß Pfandflaschen kaputt/verloren gehen, hin und wieder 0,45l statt 0,4l ausgeschenkt werden, etc.

Wieviel trinken die Spieler? Das ist immer sehr unterschiedlich, selbst auf 2 Tagen eines CONs. Die Erfahrungswerte bei den Preisen kommen von eigenen CONs und sind wohl eher am unteren Rand anzusiedeln. Vor allen Dingen Met ist in den letzten Jahren teurer geworden. Ausserdem kommt es natürlich auch immer auf die Qualität an.

Met	1/4 - 1/3 Liter pro Manntag	ab 0,5 Euro pro Deziliter, also 5 Euro pro Liter
Bier	1/3 - 2/3 Liter pro Manntag	1,25 Euro - 1,50 Euro pro 1/2 Liter
Säfte	1/4 - 1/3 Liter pro Manntag	nichts, sonst 0,75 - 1,00 Euro pro Flasche (kommt auf Marke an)
Wasser	1/4-1/2 Liter pro Manntag	nichts, sonst 0,50 Euro pro Flasche

Bei besonderen Situationen können allerdings die Verbrauchsmengen steigen. Bei einem furchtbar heissen Sommer-LARP stieg der Wasserverbrauch plötzlich auf 1 Liter pro Manntag, dafür ging der Alkoholverbrauch stark zurück. (Tatsächlich spricht das auch für die Vernunft der Spieler.)

Viele Orgas geben alkoholfreie Getränke kostenlos raus, und natürlich sind auch andere Getränke möglich. Abraten kann ich davon, Cola umsonst rauszugeben: Cola ist sauteuer, und man wird immer durstiger davon ... Interessante Ideen, die nicht so häufig gemacht werden, aber vielleicht mal eine Überlegung wert sind: Dunkelbier, Malzbier, Alkoholfreies Bier.

Alkohol sollte nicht umsonst auf CONs abgegeben werden, und zwar aus drei Gründen:

Alkohol ist teuer, und das Geld muß dann auf den CON-Preis draufgeschlagen werden. Und Spieler gehen eher zu einem 70 Euro-CON, bei dem sie später 15 Euro Tavernenrechnung zahlen müssen, als zu einem 80 Euro-CON.
Wenn der Alkohol frei ist, dann werden verschiedene Spieler das auch ausnutzen. Resultat: einige Angetrunkene mehr. Und Angetrunkene sollten nicht in die Endschlacht.
Für Anti-Alkoholiker ist es nicht so schön, Besäufnisse mitzufinanzieren.

Wenn ihr Getränke verkauft, dann müssen die Leute sie auch bezahlen (logisch). Da gibt es mehrere Modelle:

Die Spieler zahlen vorher Geld ein, das vermerkt wird (in einem Buch, das die Tavernenleute halten, oder auf einer Karte, die die Spieler mit sich führen müssen). Wenn ein Spieler was zu trinken holt, wird es halt gestrichen.
Das Getrunkene wird in einem Tavernen-Buch vermerkt, am Ende müssen die Spieler dann bezahlen.
Die Spieler zahlen direkt. Da sie dafür aber mit Realgeld hantieren müssen, wird das Spiel natürlich am meisten gestört.
Selbstbedienung: die Spieler bedienen sich selbst, und tragen alles Getrunkene in eine Liste ein. Die Getränkerechnung müssen die Spieler natürlich beim Auschecken bezahlen. Rechnet dann aber mit Mindereinnahmen ...

Wir machen meistens EinladungsCONs und nehmen dann Alternative 2. Allerdings würde ich bei normalen CONs Alternative 1 präferieren. Mehr dazu gibt es unter Möglichkeiten der Tavernenbezahlung

Dabei kann man die Manntage einfach berechnen, indem man die Teilnehmerzahl mit der Zahl der Tage multipliziert. Für das Beispiel also 100 Teilnehmer mal 2 Tage = 200 Manntage. Warum 2 Tage statt 3? Am letzten Tag (hier dem Sonntag), wird fast nichts mehr verbraucht, denn die Leute fahren ja mittags wieder nach Hause, und das tut man besoffen nicht. (Vielleicht solltet ihr deswegen das Bier am Sonntag gleich wegstellen, damit keiner in Versuchung kommt.)

Bei der Berechnung der notwendigen Getränkemenge muß immer beachtet werden, welche Jahreszeit ist und/ oder wieviel körperliche Action da ist. Im Hochsommer auf einem Con mit vielen Kämpfen und Gerenne wird viel getrunken, aber da besonders Nicht-Alkoholisches.

Also erwarten wir für das Beispiel einen Verbrauch von bis zu 33 Litern Met, 33-66 Liter Bier, bis zu 33 Liter Säfte und 25 Flaschen Wasser (also 2 Kästen).

Achtung: das Thema Getränkeverkauf auf CONs ist finanziell heikel. Spieler trinken nie so, wie man vorher denkt. Deswegen: verzichtet eher darauf, die Einnahmen durch Getränke mit einzukalkulieren, als das ihr nachher zu wenig verkauft. Eine gute Faustregel für Orgas, die auf der sicheren Seite bleiben wollen: nehmt einfach an, daß Ein- und Ausgaben sich gegenseitig aufheben, das klappt im Normalfall (wenn ihr für sämtliche alkoholische Getränke tatsächlich was nehmt). Wenn ihr Erfahrungen habt, könnt ihr dann langsam etwas einkalkulieren, oder den Verkauf weiter als Sicherheitspolster nehmen.

Die erwarteten Einnahmen für das Beispiel-CON:

	Anzahl	Betrag	Summe
Spieler	50	75	3750
NSC	45	50	2250
Orga und Taverne	5	0	0

Es sind also 6000 Euro durch Teilnehmerbeiträge.

Für die Getränke wird einfach mal mit Einnahmen von 295 Euro gerechnet. Dieser Betrag wird unten bei den Ausgaben errechnet.

Damit sind also 6295 Euro in der Kasse.

Ein kleine Anmerkung zu den Teilnahmebeträgen: orientiert euch mit der Höhe an andere Veranstalter. Gerade beim ersten CON sollte der Preis nicht zu hoch sein. Und danach freuen sich alle auch, wenn sie nicht zuviel zahlen müssen. Söderland-CONs z.B. kosteten nie mehr als 45 DM pro Tag (wobei hier jetzt wirklich die Tage zählen, also Freitag bis Sonntag = 3 Tage). Insgesamt sind 80 Euro für ein 3-Tages-CON (auf einer Burg-Jugendherberge, mit Vollverpflegung) ein schönes oberes Limit, das man nur dann überschreiten sollte, wenn man einiges zu bieten hat. Das ist natürlich nur meine Meinung.

Leider melden sich bei vielen Cons Leute an und erklären groß , sie würden auf dem Con bezahlen ( daher auch das zweitschlimmste Schimpfwort nach "Pappnase": "Conzahler" ) - und dann bleiben sie dem Con fern. Und zwar mit ihrem Geld. Und dann sitzt man da auf seinem vorgeplanten Con, man hat theoretisch alle Plätze vergeben, und doch bleiben Betten leer. Eine Orga ist so einmal fast pleite gegangen.
Das kann man dadurch umgehen, das man entweder mit Überbuchung plant - Nachteil: wenn man mit zuviel Absagen bzw. Fehlenden rechnet, dann hat man zu wenig Betten, also sollte man lassen -, oder, daß ihr nur bereits überwiesene und bestätigte Spieler zulaßt, was den Nachteil hat, das bei großen Cons die Cons in der Regel später oder gar nicht voll werden. Die dritte Möglichkeit ist, vorsichtshalber gleich von den Conzahlern 25- 50% als nicht kommende rechnet und eine größeren Puffer aus dieser Erkenntnis aufbaut.

Persönliche Erfahrungen sind übrigens, daß im Durchschnitt 10% der Leute nicht kommen - wegen z.B. Krankheit -, und dass die Anzahl der CON-Zahler unter den Nichtkommenden gewaltig ist. Bei meinen letzten CONs: 50% Absagen bei CON-Zahlern, 5% bei Vorherzahlern ...

Ausgaben

Und nun sieht man, daß das viele Geld nicht viel ist. Was für Ausgaben gibt es denn, und wieviel kostet es im Beispiel?

Übernachtung und Essen: Die Jugendherberge kostet 20 Euro für Übernachtung und Frühstück, natürlich pro Tag und Person. Also sind schon 4000 Euro aus der Kasse genommen. Wenn ihr selber kochen müßt, solltet ihr jemanden fragen, der schon mal für viele Leute gekocht hat. Für 100 Leute Spaghetti kochen ist schwieriger als für 2.
Getränke: die an die Spieler abgegebenen Getränke müssen auch gekauft werden. Bei 30 Litern Met (= 100 Euro), 60 Litern Bier (=75 Euro), 30 Litern Saft (= 15 Euro) und 3 Kästen Wasser (= 7,50 Euro) ergeben sich 195 Euro. Dabei sollten mindestens Bier und Wasser auf Kommission gekauft werden. Bedeutet: der Getränkehändler nimmt den Rest wieder zurück. Bei Faßbier werden natürlich nur ungebrauchte Fässer zurückgenommen. Achtung: lieber etwas mehr besorgen, als nachher trocken dazustehen. Bier und Wasser solltet ihr über Kommission genommen haben, Restsaft könnt ihr später Zuhause verbrauchen (Tetrapaks sind haltbar) und mit Met könnt ihr euch Zuhause nach dem CON wieder fröhlich machen.
Versicherung: Ihr solltet auf jeden Fall eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen. Meistens habt ihr nichts davon. Aber im Ernstfall seid ihr froh darüber, daß die Versicherung statt euereiner 5000 Euro bezahlt, weil irgendwas unvorhergesehenes passierte. Eine Haftpflichtversicherung für eine 3 Tages-Veranstaltung sollte nicht über 125 Euro kosten, denke ich.
Porto und Kopien: Nicht zu unterschätzen. Für die Anmeldung werden meistens 2 doppelseitige Blätter (2 Einladungsseiten, und der Anmeldebogen mit der AGB auf der Rückseite) benötigt. Davon sollte man 300 Exemplare einrechnen (3fache Menge der Teilnehmer: so pessimistisch gedacht ist das gar nicht, wenn man das CON vollkriegen will). plus Porto (vielleicht an 100 Leute, den Rest verteilt ihr auf CONs). Macht 110 Euro allein für die Einladung (in Unistädten vielleicht ein paar Pfennig weniger). Für die Bestätigung können sogar mehr Portokosten entstehen, wenn ihr viele Informationen rausschicken wollt (Plotinfos, Landesbeschreibungen). Und Kopieren kostet auch wieder. Ab 50 gleichen Briefen gibt es bei der Post allerdings Ermäßigung. Für unser CON hilft das nichts: von den Spielern wollen viele noch Landesinfos haben. Da können dann schnell 1,10 Euro für Porto draufgehen. Dazu kommen 10 Cent pro doppelseitiger Bestätigung, und 5 Seiten Plot-Infos für NSC (je 25 Euro), natürlich für NSCs. Das macht dann 130 Euro, und noch 25 Euro für die Landesinfos (ja, wir haben dicke). Macht also 155 Euro für die Bestätigung, insgesamt 265 Euro. Beim nächsten CON versuchen wir dann, Bestätigungen auch auf CONs auszuteilen ....
Requisiten, Technik, Kostüme, Fundus, etc. Hier gibt es sehr viel - deswegen geben wir auch fast 1500 Euro aus -, vielleicht ein paar Beispiele, was man anschaffen könnte. Es lohnt sich auch, bei anderen Veranstaltern zu leihen.
- Gewandungen, wie z.B. die einheitlichen Wappenröcke der Wachen
- Verbrauchsmaterialien wie z.B. die Kerzen, Batterien, Ducktape, Sanimaterial (sprecht vorher mit den Sanis, die bringen auch gerne was mit und rechnen später mit euch ab), Schminke, mancherorts auch Klopapier
- Technik wie die Nebelmaschine (gekauft oder geliehen) und das Nebelfluid, Funkgeräte, Taschenlampen
- spezielle Anforderungen, wie Zelte, Dixie-Toiletten und Duschen für ZeltCONs
Telefongeld: Bei mir explodierte die Telefonrechnung vor den CONs immer. Teilweise war es das Vierfache ... Viele Orgas verzichten darauf, das Telefongeld aus der Kasse zu nehmen, obwohl die Kosten erheblich sein können. Wenn, dann sollte man eine Pauschale einsetzen. Über den Aufwand kann ich nur sagen: bei 100 Teilnehmern können die SLs schon mit mehr als 50 Eiro an Telefongebühren rechnen. Manche Orgas sind schlau und versuchen durch Mails (also Internet) etwas weniger zu verschwenden. Man kann jedoch noch nicht alles per Mail klären, und Kosten verursacht das Internet auch. Und Aber unsere SL ist im Beispiel gnädig und verzichtet.
Benzingeld: Die Anfahrt zum CON und vielleicht zu einer vorherigen Besichtigung kostet. Hier kann ich keine Tips geben, außer: Spritverbrauch des Autos in Litern pro Kilometer mal Kilometer nehmen und mit dem Benzinpreis multiplizieren. Manchmal, wenn man viel Fundus hat, muß man auch einen Lkw mieten, um diesen überhaupt zu transportieren: das kann teuer sein, also vorher informieren! Aber unsere Beispiel-Orga ist gnädig und verzichtet auch auf Spritkosten. Die werden mir langsam sympathisch..
Kontoführung: Wenn extra ein Konto eingerichtet wird, können Kontoführungsgebühren nötig werden. Aber es gibt euch kostenlose Konten, wenn man sich umguckt.
Steuern: Tatsächlich müssen auch Steuern gezahlt werden.Für kleine CONs wie unseren können allerdings Steuern entfallen. Mehr dazu im Bereich Recht.
Sicherheit: 5% des Umsatzes (also Einnahmen) oder 150 Euro, je nachdem, was höher ist, und ihr seid hoffentlich auf der Gewinnerstraße. Es gibt immer noch Sachen auf CONs, die plötzlich Kosten verursachen. Deswegen sollte eine kleine Sicherheit eingebaut werden. Zum Beispiel brauchten wir auf dem Kirson 1 plötzlich einiges an Tape, und das war nicht in der Kalku enthalten. Andere Orgas nehmen pro Person auf dem Con 5 Euro Sicherheit, falls was übrigbleibt, kann das für den nächsten Con benutzt werden. Es sollte nur nicht danach von der SL verfeiert werden, wenn es genommen wird, um Fundus für den nächsten Con kauft oder den dann billiger macht, ist es gut angelegt.Unsere Orga rechnet mal mit 250 Euro Sicherheit.

Posten	Ausgaben
Übernachtung und Essen	4000
Getränke	195
Versicherung	150
Porto und Kopien	265
Requisiten, Technik, Kostüme, Fundus	1435
Sicherheit	250

Ergibt erstaunlicherweise wieder 6295 Euro. Und damit ist die Kalku ausgeglichen.

Für die Kalkulation ist es sinnvoll, mehrere Szenarien durchzuspielen und nochmal genau nachzudenken, ob tatsächlich soviele Spieler kommen werden. Das bedeutet: rechnet einfach mal durch, wieviel euch fehlt, wenn einfach 10 Spieler weniger da sind, und was ihr dann einsparen müßt. Und vor allen Dingen: wo wollt ihr es einsparen? Außerdem sollte die Kalkulation immer mal wieder angeguckt werden, wenn die Einnahmen und die Ausgaben so langsam reinkommen bzw. rausgehen.

Eine weitere Beispielskalkulation könnt ihr im LARPWiki finden.