Ich wollte den Abschnitt eigentlich Buchhaltung für LARPer nennen, aber das erscheint mir etwas abschreckend … Natürlich veranstalten die meisten Leute LARP als Hobby, aber den Finanzteil sollte man furchtbar ernst nehmen. Ich hätte keine Lust, durch ein Hobby pleite zu gehen … Mindestens drei Veranstalter haben es geschafft, eine fünfstellige Zahl an Schulden (allerdings noch zu DM-Zeiten) zu erreichen, wahrscheinlich gibt es mehr. Gut, durch den Euro dürfte die Summe dann tatsächlich wieder vierstellig geworden sein, aber das sollte schon abschrecken. Deswegen: Nehmt die finanzielle Seite furchtbar ernst! Im Bereich Recht gibt es ein bißchen was zu den steuerlichen und rechtlichen Hintergründen, wenn ihr ein CON veranstaltet. Nur kurz: es empfiehlt sich einen Verein zu gründen. Wenn ihr das nicht tut, dann haften spontan erstmal die (z.B. bei der Jugendherberge), die auf dem Vertrag unterschrieben haben …
Unter Umständen (je nach Wertung) seid ihr als veranstaltende Gruppe (wenn ihr kein Verein seid) als GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechtes) zu werden. Jedes einzelne der Mitglieder dieser GbR ist für sämtliche Aussenstände persönlich haftbar… Beispiel: 5000 Euro Schulden, und ihr seid zu fünft. Dann müsste jeder ja wohl 1000 Euro zahlen. Wenn jetzt 4 Studenten ohne Einkünfte sind und ein Arbeitender, dann muß der Arbeitende also 1000 Euro zahlen, und gut is? Nein: die Haftung greift soweit, daß das ganze Geld von dem Arbeitenden geholt wird (falls er genug hat), also 5000 Euro. Und er kann dann sehen, wie er an Geld von den anderen rankommt. Deswegen: stellt euch möglichst rechtlich gut und gründet einen Verein (ne GmbH oder AG geht auch, aber das lassen wir mal beiseite, da habt ihr nämlich vielen anderen schönen Ärger). Das ganze gilt natürlich nicht unbedingt für LARPies mit 20 Teilnehmern, die je 5 Euro zahlen, da ist die geldliche Sache etwas besser zu überblicken. (Trotzdem solltet ihr euch auch dann eine Veranstalter-Haftpflicht zur Absicherung besorgen.) Kleine Anmerkung: wenn ihr zu sehr schlampt, kann es auch bei Vereinen ans private Geld gehen, denn ein Verein muß nach normalen geschäftlichen Grundsätzen geführt werden. Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kriegt der Vorstand des Vereins schon ein kleines Problem … Als erstes gilt: Ein Mann (oder Frau, die können das manchmal besser) aus der Orga sollte für die Finanzen zuständig sein. Er stellt zu Anfang die Kalkulation auf, hält diese nach den schon getätigten Einkäufen auf dem aktuellen Stand und (vor allen Dingen) sammelt sämtliche Quittungen und Verträge. Ein guter Finanz-Organisator verweigert sogar die Auszahlung von Geld an die Leute, die keine Quittungen anbringen. Ein Vereinskassenwart muß das sogar. Jede Transaktion (d.h. jeder Einkauf, aber auch jede Annahme von Teilnehmerbeiträgen) sollte in irgendeiner Weise quittiert werden: bei Beiträgen erhält man so eine Quittung meistens automatisch (Buchungsbescheid der Bank), bei Barzahlungen empfehle ich einen Quittungsblock (kostet 2 Euro für 100 Quittungen)
Jede Vereinbarung mit Dritten sollte schriftlich verfaßt werden: es gibt durchaus Burgherren oder Getränkehändler, die euch hereinlegen wollen. Viel eher kommt es aber zu Mißverständnissen oder einfach zu Vergessen. Und was hilft es, wenn ihr genau wißt, daß ihr Leberknödel zum Frühstück wolltet, weil das Landesspeise ist, aber der Koch hat nie etwas erfahren? Und vielleicht habt ihr sogar vergessen, ihm das zu sagen.